| با توجه به برگزاری همایش‌های علمی گوناگون در کشور و احساس نیاز به نرم‌افزارهایی که بتوانند مدیریت همایش‌های علمی را در محیط وب به آسانی و با کارآمدی انجام دهند، بخش مدیریت الکترونیک همایش پس از بررسی روندهای استاندارد مدیریت همایش طراحی شد. با کمک ابزارهای گوناگون این سامانه می‌توان همه‌ی کارهای دبیرخانه‌ی یک همایش، از دریافت مقاله تا انتشار آن‌ها را به صورت الکترونیک انجام داد.
مقدمه
سامانه‌ی مدیریت الکترونیک همایش دارای سه بخش اصلی پایگاه همایش، مدیریت مقالات و داوری الکترونیک است. شما نخست باید پایگاه همایش را راه‌اندازی کنید. بخش مدیریت مقالات ابزارهایی برای انتشار الکترونیک مقالات در اختیار شما می‌گذارد و بخش داوری الکترونیک به شما امکان می‌دهد داورانی برای برسی مقالات معرفی کنید. این سه بخش روی هم به شما امکان می‌دهند همه‌ی مراحل دریافت، بررسی و انتشار مقالات را به صورت الکترونیک انجام دهید.
توانایی‌های این سامانه
- انجام تنظیمات اصلی وبگاه همایش به صورت برخط
- زمان‌بندی خودکار مطالب پایگاه بر اساس روند پیشرفت برنامه‌ی همایش
- امکانات ویژه برای مدیریت نمایشگاه، اقامتگاه، بازدید علمی و کارگاه‌های آموزشی
- مدیریت وضعیت پرداخت‌های کاربران با توجه به گزینه‌های انتخاب شده در پایگاه
- امکان انتشار آلبوم تصاویر همایش توسط مدیر برنامه
- دریافت مقاله از کاربران با امکان پیشنهاد داور، فرستادن پیوست و نوشتن نامه‌ی توضیح
- ثبت خودکار همه‌ی رویدادهای مرتبط با مقالات و ایجاد پرونده‌ی الکترونیک برای هر مقاله
- فرستادن خودکار پرونده‌ی الکترونیک مقاله برای نویسندگان
- رهگیری وضعیت مقاله توسط کاربران
- داوری الکترونیک مقالات به صورت ساده یا پیشرفته
- تغییر متن نامه‌های ارسالی و تنظیم انواع متون و گزینه‌های صفحات مدیران، و داوران
- طراحی فرم‌های سفارشی برای داوری مقالات و برای هر نوع مقاله
- انتشار برخط مقالات با فراگذاری پرونده‌های PDF یا HTML مقالات
- تبدیل خودکار تصاویر واقع در پرونده‌های HTML برای نمایش صحیح در پایگاه
- امکان انتشار چکیده مقالات به صورت مجزا از مقاله اصلی با تعریف سطح دسترسی
- نمایش تعداد مراجعه به چکیده و متن کامل مقالات به صورت تفکیکی
- ایجاد موتور جستجوی خودکار برای هر مقالات بر اساس نسخه‌ی txt یا rtf
راه‌اندازی پایگاه همایش
برای راه‌اندازی پایگاه همایش مراحل زیر را انجام دهید:
-
به تنظیمات عمومی> تنظیمات کلی بروید و عنوان همایش، نشانی دبیرخانه و تنظیمات اصلی را تعیین کنید.
-
با استفاده از بخش‌های مدیریت صفحات و مدیریت مطالب، صفحات لازم را ایجاد کنید و مطالبی را که می‌خواهید کاربران پایگاه ببینند، به هر صفحه بیفزایید. برای آگاهی بیشتر راهنمای صفحات و مطالب را ببینید.
-
صفحاتی را که می‌خواهید در صفحه‌ی اصلی پایگاه نمایش داده شوند، در بخش تنظیمات عمومی> تنظیمات صفحه‌ی اصلی تعیین کنید
-
به مدیریت همایش> تتنظیمات ویژه‌ی همایش بروید و تنظیمات مورد نظر خود را انجام دهید.
-
به تنظیمات مربوط به کاربران> تنظیمات ثبت‌نام بروید و ویژگی‌های فرم‌های ثبت‌نام را برای برنامه تعریف کنید.
-
به مدیریت همایش> موضوع همایش بروید و موضوعات مقالات همایش را مشخص کنید.
-
به بخش مقالات> تنظیمات ویژه‌ی مقالات بروید و تنظیمات موجود را بررسی و تایید کنید.
-
به بخش مقالات> تنظیمات فراگذارى فایل‌ها بروید و انواع فایل‌های مجاز برای فرستادن را تعریف کنید.
-
به بخش مقالات> انواع مقالات (از نظر محتوا) بروید و انواع مقالات پذیرفتنی برای همایش را تعریف کنید.
به یاد داشته باشید:
در برنامه چند صفحه‌ی پیش‌فرض برای هدایت همایش در نظر گرفته شده است: صفحاتی برای عضو شدن یا ثبت‌نام کاربران در پایگاه، فرستادن مقاله، رهگیری مقالات و دیگر کارهای مربوط به کاربران. بسیاری از گزینه‌های این صفحات را مدیر پایگاه می‌تواند تعیین و تنظیم کند.
فرستادن مقالات توسط کاربران
در سامانه‌ی مدیریت مقالات امکان دریافت مقالات کاربران، امکان بررسی وضعیت مقاله در هر زمان، امکان اصلاح و تغییر مقاله توسط کاربران و نیز برقراری ارتباط میان مدیر اجرایی و نگارنده، طراحی شده است. کاربران پس از ثبت‌نام در پایگاه به فرم ارسال مقاله دست می‌یابند و می‌توانند مقاله‌ی خود را با راهنمایی گام‌به گام برنامه بفرستند.
برای آگاهی بیشتر
بررسی وضعیت مقاله
-
مدیر پایگاه از بخش مقالات> فهرست و پرونده‌ی مقالات، به مقالات فرستاده شده دسترسی پیدا می‌کند و با کلیک روی دکمه‌ی پرونده، فهرست اقدامات انجام شده درباره‌ی هر مقاله را می‌بیند.
-
مدیر پایگاه می‌تواند با فرستادن نامه‌ی الکترونیک، نویسنده را از وضعیت مقاله آگاه سازد. این کار هنگام دیدن پرونده‌ی مقاله به صورت تکی و از بخش "تغییرات جمعی و اطلاع رسانی" به صورت توده‌ای انجام می‌شود.
-
کاربران برای آگاهی از آخرین وضعیت مقاله باید به صفحه‌ی شخصی خود بروند. در این صفحه فهرست مقالات فرستاده از سوی کاربر و همچنین وضعیت و توضیحات مدیر اجرایی درباره‌ی هر مقاله دیده می‌شود.
داوری الکترونیک مقالات
برای راه‌اندازی داوری الکترونیک، مدیر پایگاه باید:
-
داوران و تخصص آن‌ها را به برنامه معرفی کند.
-
سطح دسترسی مورد نظر را برای داوران فراهم سازد.
-
فرم‌های بخش داوری الکترونیک مانند فرم داوری، فرم مشخصات داور و فرم معرفی داور را بسازد.
برای آگاهی بیشتر
- فیلم راهنمای برنامه را در لوح فشرده‌ی آموزشی ببینید.
- راهنمای داوری الکترونیک را بخوانید.
|
